Нарисуйте процесс таким, какой он есть
Запишите событие запуска, участников, входные данные и конечный результат. Уточните исключения: неполное обращение, отсутствие ответственного, ошибочный документ. Если участники описывают один процесс по-разному, сначала договоритесь о правилах. Автоматизация неопределённого процесса только быстрее воспроизводит разногласия.
Выберите ограниченный участок
Для первого запуска подходит повторяющаяся операция с доступными данными и понятной проверкой. Например, перенос заявки из сайта в CRM с назначением ответственного. Оцените частоту, ручное время и последствия ошибки. Редкую операцию со множеством исключений иногда дешевле оставить человеку.
Сравните до и после
Зафиксируйте время обработки, число ошибок и объём ручного вмешательства до пилота. После запуска проверяйте те же показатели за сопоставимый период. Учитывайте поддержку интеграций и подписки на сервисы. Польза выражается в освобождённом времени и качестве процесса, а не числе подключённых инструментов.